Cotiza con Waclis: cómo vender productos promocionales y merchandising con un circuito claro de cotización
En rubros como artículos promocionales, merchandising, regalos empresariales, indumentaria personalizada o productos impresos, muchas ventas no comienzan con un “comprar ahora”. Empiezan con una consulta, una idea, una cantidad estimada, un pedido especial o un presupuesto a medida.
Ahí es donde un circuito de cotización bien armado deja de ser un detalle y pasa a ser una herramienta comercial clave.
En Waclis hoy puedes resolver ese proceso con dos caminos que se complementan muy bien: el carrito cotizador del sitio y el Cotizador online de WaclisPOS. Ambos trabajan sobre una lógica concreta: la cotización no queda perdida en un email o en una conversación suelta, sino que se convierte en un pedido con estado “Cotización” dentro de Ventas → Pedidos.
Qué problema resuelve este circuito
Cuando vendes productos promocionales o merchandising, es común que el cliente:
- quiera pedir varias cantidades antes de decidir
- necesite una combinación de colores, variantes o modelos
- consulte si el precio cambia según volumen
- pida agregar personalización, logo o servicios extra
- compare opciones antes de confirmar
- necesite compartir la propuesta con otra persona de su empresa
Si no tienes un circuito claro, todo eso termina desordenado: mensajes sueltos, presupuestos en PDFs separados, confusión entre consultas y pedidos confirmados, y mucho tiempo perdido en seguimiento.
Waclis te permite ordenar ese proceso para que la solicitud llegue mejor, el equipo comercial la gestione con más claridad y la cotización tenga continuidad hasta convertirse en venta.
Las dos formas de cotizar en Waclis
1. Carrito cotizador del sitio
El carrito cotizador sirve para que el cliente navegue tu sitio, elija productos y envíe una solicitud de presupuesto desde la web.
Se activa desde Configuración → Mi perfil → Carrito. Allí debes marcar la opción “Carrito de cotización”. Waclis aclara además que solo puedes tener un tipo de carrito activo al mismo tiempo. Consulta la guía oficial del carrito cotizador para revisar cada ajuste.
Desde esa configuración puedes definir:
- el mensaje de cotización
- el ajuste de impresión de cotizaciones
- el formulario del carrito cotizador
- el mensaje de agradecimiento final
Los campos activos por defecto del formulario incluyen:
- nombre
- apellidos
- teléfono
- documento de identificación
- dirección
- provincia o departamento
- ciudad o localidad
- indicaciones generales
Cuando el cliente envía su cotización, recibes una notificación por email y también puedes verla en el panel, dentro de Ventas → Pedidos. Esa solicitud se crea con estado “Cotización”.
2. Cotizador online de WaclisPOS
El Cotizador online de WaclisPOS está pensado para trabajar presupuestos desde la operación comercial, con más control sobre lo que se guarda, comparte y convierte después. La guía oficial del Cotizador online de WaclisPOS explica el proceso paso a paso.
Esta funcionalidad está disponible en los planes Premium y Evolución. Waclis también aclara que las cotizaciones no se guardan en un módulo aparte: todo presupuesto genera un pedido con estado “Cotización” dentro de Ventas → Pedidos.
Al guardar una cotización desde WaclisPOS:
- se genera el pedido con estado Cotización
- puedes descargar el PDF
- enviarlo por WhatsApp o email
- o copiar un link público de aprobación
Ese link público permite que el cliente abra la cotización sin iniciar sesión, revise el detalle y la apruebe o rechace. Cada respuesta queda asociada al pedido correspondiente para continuar el flujo comercial.
Cómo funciona el circuito completo en la práctica
Si lo miramos desde el punto de vista comercial, el circuito queda así:
Escenario A: el cliente cotiza desde el sitio
- El cliente entra a tu web.
- Elige productos y usa el carrito cotizador.
- Completa el formulario con sus datos y observaciones.
- Waclis genera un pedido con estado Cotización.
- Tu equipo recibe la solicitud, la revisa en Ventas → Pedidos y continúa el trabajo comercial.
Escenario B: el equipo arma la cotización desde WaclisPOS
- El vendedor recibe el pedido por WhatsApp, llamada, mail o formulario.
- Prepara la propuesta en el Cotizador online de WaclisPOS.
- Guarda la cotización.
- El sistema la registra como pedido con estado Cotización.
- La comparte por PDF, WhatsApp, email o link público.
- Cuando el cliente confirma, el equipo continúa el proceso como venta real.
Qué tipo de negocio aprovecha más este circuito
Vendedores de artículos promocionales
Es uno de los casos más claros.
Un cliente corporativo rara vez compra sin consultar antes. Normalmente quiere cotizar:
- 100, 300 o 500 unidades
- distintas combinaciones de color
- opciones de logo
- plazos de entrega
- presentaciones alternativas
En lugar de responder todo en conversaciones desordenadas, el sitio puede capturar la solicitud y el equipo puede transformarla en una cotización organizada.
Negocios de merchandising personalizado
Cuando vendes tazas, botellas, remeras, cuadernos, sets o kits promocionales, muchas veces el valor no depende solo del producto sino del contexto:
- cantidad
- impresión
- personalización
- packaging
- urgencia
- cliente final
El circuito de cotización te permite trabajar eso como una oportunidad comercial real y no como una simple consulta informal.
Operaciones B2B o mayoristas
La guía del carrito cotizador también menciona que puedes gestionar qué tipo de usuarios trabajan con el cotizador o incluso mostrar precios solo a usuarios registrados mediante la opción de precios para usuarios registrados. Eso es especialmente útil cuando manejas listas o dinámicas diferentes para clientes frecuentes o mayoristas.
Cuándo conviene usar cada opción
Usa el carrito cotizador si quieres:
- captar solicitudes directamente desde tu sitio
- permitir que el cliente te envíe su necesidad desde la web
- ordenar consultas comerciales que todavía no están cerradas
- trabajar formularios de cotización con datos y observaciones
Usa el Cotizador online de WaclisPOS si quieres:
- preparar presupuestos desde el equipo comercial
- compartir PDFs o links públicos
- centralizar seguimiento desde ventas
- convertir la cotización en un flujo comercial más controlado
Usa ambos si quieres:
- captar desde la web
- y luego operar esa cotización con más profundidad desde el equipo de ventas
Ese suele ser el mejor escenario para promocionales y merchandising: la web capta, el equipo trabaja y el sistema ordena.
Qué posibilidades concretas te da para cotizar mejor
Más allá de “hacer un presupuesto”, lo importante es todo lo que habilita alrededor.
Puedes:
- recibir cotizaciones como pedidos con estado propio
- ordenar el trabajo comercial dentro de Ventas → Pedidos
- revisar solo las cotizaciones usando filtros por estado
- editar una cotización ya creada
- compartirla por distintos canales
- usar link público para aprobación
- mantener seguimiento hasta convertirla en venta real
Además, en WaclisPOS la cotización puede incorporar elementos como:
- envío
- servicios adicionales
- cupones específicos
- logo o archivos adjuntos
- notas
- sugerencia de método de pago
- posibilidad de ocultar o mostrar importes en la cotización final
Para un vendedor de promocionales esto es muy valioso, porque muchas veces la propuesta necesita presentarse distinta según el cliente: con o sin precios visibles, con notas de validez, con archivos, con condiciones o con variantes que luego se terminan de cerrar en el contacto comercial.
Un ejemplo real de uso
Imagina este caso.
Una empresa quiere cotizar 250 botellas térmicas para un evento interno. No sabe todavía si quiere 1 color o 2, ni si necesita caja individual, ni si el logo irá grabado o impreso.
El circuito con Waclis podría ser:
- El cliente entra al sitio y solicita cotización.
- Completa el formulario con cantidades e indicaciones generales.
- La solicitud entra como Cotización.
- El equipo revisa el caso en Ventas → Pedidos.
- Define la mejor opción y arma la propuesta final.
- La envía por PDF, WhatsApp o link público.
- El cliente la aprueba.
- El equipo continúa el pedido confirmado.
Ese circuito es mucho más claro que responder por partes y luego reconstruir toda la operación a mano.
Errores comunes al usar un sistema de cotización
1. Usarlo como si fuera un checkout final
La cotización no reemplaza necesariamente la compra cerrada. Sirve para escenarios donde primero hay que conversar, validar o ajustar.
2. No definir bien el formulario
Si el cliente no puede dejar suficiente contexto, el equipo comercial vuelve a empezar de cero.
3. No ordenar el seguimiento interno
Si nadie revisa a diario el estado Cotización, las oportunidades quedan frenadas. La propia guía de WaclisPOS recomienda definir quién revisa ese estado todos los días.
4. No diferenciar cotización de pedido confirmado
El sistema te da el estado para ordenarlo. Hay que usarlo como parte del circuito, no mezclar todo como si fuera lo mismo.
Buenas prácticas para promocionales y merchandising
- define internamente quién toma cada cotización
- usa mensajes claros en el carrito cotizador
- deja campos suficientes para que el cliente explique su necesidad
- agrega notas de validez cuando prepares presupuestos
- si vendes productos personalizados, revisa variantes antes de enviar la versión final
- trabaja el estado Cotización como una etapa comercial activa, no como archivo muerto
En resumen
Si vendes artículos promocionales, merchandising o productos personalizados, Waclis te permite cotizar con un proceso mucho más ordenado que el intercambio manual por mensajes.
El carrito cotizador te ayuda a captar solicitudes desde la web. El Cotizador online de WaclisPOS te ayuda a operar esas propuestas con más control. Y ambos desembocan en un mismo lugar: Ventas → Pedidos, con estado Cotización, para que tu equipo pueda dar seguimiento real y convertir más oportunidades en ventas.